مراحل کلی کار با سامانه دفاتر الکترونیکی ۱۴۰۴

مراحل کلی کار با سامانه دفاتر الکترونیکی ۱۴۰۴

مراحل کلی کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی در چند گام خلاصه می‌شود که به شرح زیر است :

1⃣ ورود به سامانه

https://dafater-tejari.tax.gov.ir/tax-files/list/index

برای ورود به سامانه، کاربران باید ابتدا به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس https://my.tax.gov.ir مراجعه کنند. سپس در صفحه نخست این درگاه، گزینه ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را انتخاب نمایند.

2⃣ دانلود قالب اکسل دفاتر الکترونیکی جدید

قالب اکسل شامل اطلاعات زیر است که برای ارائه دفاتر تجاری الکترونیکی باید تکمیل شود:

کد حساب کل
عنوان حساب کل
کد حساب معین
عنوان حساب معین
کد حساب تفصیلی
عنوان حساب تفصیلی
گردش بدهکار (ریال)
گردش بستانکار (ریال)
تاریخ گردش حساب

3⃣ دستورالعمل تکمیل فایل اکسل

برای تکمیل فایل اکسل، کاربران باید موارد زیر را رعایت کنند :

اطلاعات فقط در یک شیت اکسل قرار گیرد.
عنوان و ترتیب ستون‌ها مطابق قالب سامانه باشد.
ستون‌های گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشند.
در هر سطر، تنها یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
فایل‌های دارای بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند.
فرمت تاریخ گردش: YYYY/MM/DD (مثال: ۲۰/ ۱۲/ ۱۴۰۳)
تاریخ گردش هر سطر باید در محدوده بازه زمانی گردش حساب‌ها قرار داشته باشد.

4⃣ فرآیند بارگذاری فایل

انجام تنظیمات
قبل از بارگذاری فایل، کاربر باید موارد زیر را مشخص کند:

نوع فایل: اکسل یا CSV
فرمت جداکننده (Delimiter) (در صورت انتخاب فرمت CSV)
تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب‌ها
کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده (از لیست قابل انتخاب)

5⃣ بارگذاری و پیش‌نمایش فایل

در این مرحله، کاربر فایل خود را بارگذاری می‌کند. برای بارگذاری موفق، نکات زیر را در نظر داشته باشید:

تنها فایل‌های با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می‌شوند.
ترتیب و عنوان ستون‌ها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود.
در صورتی که نوع فایل انتخابی با گزینه تعیین‌شده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن جلوگیری می‌کند.
پس از بارگذاری، ۱۰ سطر اول فایل به‌عنوان پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود.

6⃣ مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری‌شده

در صفحه اصلی سامانه، جدولی به نام «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» نمایش داده می‌شود که شامل اطلاعات زیر است:

کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده
تاریخ پایان سال مالی
بازه زمانی گردش حساب‌ها
تاریخ بارگذاری فایل
وضعیت فایل بارگذاری‌شده: (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)
آیکون هشدار (!) (برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری)
آیکون دانلود (برای دانلود فایل بارگذاری‌شده توسط کاربر)

 

🟠 همچنین فایل راهنمای آموزش فرآیند کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را از طریق لینک زیر می توانید دانلود کنید : 

سوالات متداول تنظیم دفاتر الکترونیکی(درج شده در سایت سازمان امور مالیاتی)

🔸قالب اکسل را از کجا باید دانلود کنم؟
پس از ورود به سامانه، در صفحه اول دو دکمه در اختیار شماست. با کلیک بر روی دکمه‌ی «دانلود قالب اکسل»، فایل قالب دریافت می‌شود.

🔸چه اطلاعاتی باید در فایل اکسل وارد شود؟
فایل اکسل شامل ۹ ستون است که باید اطلاعات دفتر روزنامه شامل کد حساب‌ (های کل، معین و تفصیلی)، عناوین حساب‌ (های کل، معین و تفصیلی)، گردش بدهکار و یا بستانکار مرتبط با حساب تفصیلی، و تاریخ گردش حساب‌ها را مطابق با ساختار حسابداری شرکت وارد کنید. راهنمای کامل تکمیل فایل در صفحه راهنما موجود است.

🔸در فایل اکسل چه بازه‌ی زمانی‌ای باید ثبت شود؟
بازه‌ی زمانی باید در محدوده‌ی سال مالی همان دفتر پلمپ باشد. برای مثال، اگر سال مالی از ۱/ ۱/ ۱۴۰۴ تا ۲۹/ ۱۲/ ۱۴۰۴ است، فایل اکسل نمی‌تواند شامل تاریخی خارج از این بازه باشد.

🔸چرا فقط یکی از ستون‌های بدهکار یا بستانکار باید مقدار داشته باشد؟
در هر ردیف از فایل اکسل، فقط یک گردش مالی مرتبط با یک حساب تفصیلی ثبت شود. اگر همزمان هر دو ستون مقدار داشته باشند، فایل دارای اشکال خواهد بود.

🔸کد پلمپ دفتر را از کجا بیاورم؟
برای هر سال مالی، از سامانه‌ی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، کد پلمپ مرتبط با آن سال مالی را دریافت می‌کند. سپس در مرحله‌ی بارگذاری فایل، از لیست کدهای پلمپ، باید کدی را انتخاب کنید که قبلاً در سامانه ثبت و تأیید شده باشد.

🔸منظور از تاریخ آخرین رویداد فایل جاری در فرم بارگذاری فایل چیست؟
این تاریخ، آخرین تاریخ ثبت‌شده در فایل اکسل یا csv است. سامانه این تاریخ را از شما می‌پرسد تا با محتوای فایل هماهنگ باشد.

🔸چه زمانی دکمه‌ی ثبت نهایی را باید بزنم؟
پس از بارگذاری موفق فایل و اطمینان از صحت اطلاعات، برای نهایی شدن فرآیند و ذخیره‌ی اطلاعات در سامانه، باید دکمه‌ی «ثبت نهایی» در ستون وضعیت فایل کلیک کنید.

🔸اگر فایل من خطا داشته باشد، خطاها کجا نمایش داده می‌شوند؟
در صورتی‌که فایل دارای اشکال باشد، سامانه در پیش‌نمایش یا مرحله‌ی بارگذاری، پیام خطا نمایش می‌دهد و وضعیت بارگذاری به صورت «ناموفق» ثبت خواهد شد. سپس می‌توانید فایل را اصلاح کرده و مجدداً بارگذاری کنید.

🔸آیا می‌توانم چند فایل برای یک دفتر پلمپ بارگذاری کنم؟
بله، می‌توانید اطلاعات دفتر روزنامه را در قالب چند فایل اکسل که هر کدام برای بازه‌های زمانی مختلف و بدون تداخل زمانی باشند، بارگذاری و ثبت کنید.

🔸چرا تاریخ شروع بازه بارگذاری را انتخاب نمی‌کنم؟
تاریخ شروع بازه بارگذاری به صورت خودکار، یک روز بعد از پایان بازه‌ی قبلی تعیین می‌شود. همچنین زمانی که بنابراین نیازی به انتخاب دستی این تاریخ نیست.

🔸برای هر بازه زمانی چند بار می‌توان فایل بارگذاری کرد؟
برای هر بازه‌ی زمانی فقط یک بار امکان بارگذاری فایل وجود دارد. بازه‌های بعدی نباید با بازه‌های قبلی تداخل زمانی داشته باشند. در صورتی که بارگذاری فایل ناموفق باشد، می‌توانید مجدداً برای همان بازه زمانی فایل جدید بارگذاری کنید. اما در صورت بارگذاری موفق و ثبت نهایی، امکان بارگذاری مجدد برای آن بازه وجود ندارد.

🔸آیا امکان ویرایش یا حذف فایل بارگذاری‌شده وجود دارد؟
خیر، در صورت بارگذاری موفق، و پس از ثبت نهایی، امکان حذف یا بارگذاری مجدد فایل وجود ندارد.

🔸در چه مرحله‌ای می‌توان فایل را حذف کرد؟
در مرحله‌ی نهایی و پیش از ثبت نهایی فایل، می‌توانید به جای ثبت، فایل را حذف کنید.

 

خلاصه اهم پیش نویس آیین نامه تحریر دفاتر (ماده ۹۵ ق م م) در رابطه با دفاتر الکترونیکی

🔺ثبت در سامانه جایگزین دفاتر کاغذی شده و مبنای تشخیص مالیات خواهد بود، به شرط رعایت کامل مقررات.

🔺در صورت ثبت درست اطلاعات، نیازی به بررسی اسناد کاغذی نیست و ممیزان فقط به داده‌های سامانه استناد می‌کنند.

🔺عبارت “رد دفاتر” حذف می‌شود و ارسال الکترونیکی اطلاعات کافی است.

مهلت ارسال دفاتر الکترونیکی بر اساس سال مالی و دوره زمانی:

🔺اگر سال مالی شما تا پایان ۱۴۰۳ شروع شده:
باید برای یک‌سال کامل اطلاعات ثبت کنید و حداکثر تا ۳ ماه بعد از پایان سال فرصت بارگذاری دارید.

🔺اگر سال مالی‌تان در سال ۱۴۰۴ شروع شود:
باید اطلاعات را به‌ صورت  شش‌ ماهه ارسال کنید و حداکثر تا ۲ ماه بعد از پایان هر شش‌ماه فرصت دارید.

🔺اگر شروع سال مالی در ۱۴۰۵ باشد:
باید اطلاعات را به‌صورت سه ماهه ارائه دهید و حداکثر تا یک ماه بعد از پایان سال فرصت دارید.

🔺برای سال‌های بعد از ۱۴۰۶/۰۱/۰۱:
باید اطلاعات را ماه‌به‌ماه ارسال کنید و حداکثر تا ۱ ماه بعد از پایان هر ماه مهلت بارگذاری دارید