راهکارهای حسابداری خریدهای سامانه مودیان

راهکارهای حسابداری خریدهای سامانه مودیان

سامانه مودیان یک بستر الکترونیکی است که با هدف شفاف سازی نظام مالیاتی و تسهیل فرآیند گزارش دهی مالیاتی ایجاد شده است . این سامانه بر اساس قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان مصوب سال 1398 طراحی و پیاده سازی شده و مودیان مالیاتی را ملزم می کند تا کلیه صورت حسابهای الکترونیکی خود را از طریق این سامانه ثبت و ارسال کنند . جدا از الزامات قانونی مربوط به نحوه صدور و ارسال صورتحساب به سامانه مودیان توسط اشخاص مشمول ، نحوه شناسایی و ثبت رویدادهای مالی در دفاتر قانونی نیز با چالشهای جدید رو به رو شده است که برای غلبه بر این چالش ها و رعایت الزامات سامانه مودیان ناچار به تغییر نحوه شناسایی و ثبت رویدادهای مالی مربوط به خرید و فروش در سیستم های حسابداری و مالی هستیم .

در این نوشتار سعی شده است رهنمود لازم برای نحوه شناسایی و ثبت رویدادهای مالی در سیستم حسابداری برای انطباق هر چه بیشتر با اطلاعات سامانه مودیان و فرآیندهای آن ارایه گردد .

حسابداری خرید

رویه های حسابداری مربوط به خرید نسبت به فروش از پیچیدگی های بیشتری برخوردار است . دلیل اصلی این پیچیدگی پراکندگی حساب های مربوط به خرید می باشد . به طور معمول خریدهای واحد تجاری در حسابهای زیر ثبت می گردد :

ـ موجودی کالا

ـ دارایی های ثابت مشهود و نامشهود

ـ سفارشات خارجی

ـ حساب های هزینه ای

حساب های فوق به صورت عمومی مورد استفاده واحدهای تجاری است ، اما ممکن است حسب نوع فعالیت واحدای تجاری اقلام خرید در حسابهای متفاوتی از گروه حساب های فوق ثبت گردد . از آنجا که در شرکت های بزرگ معمولاً وظیه حسابداری هر یک از سرفصل های فوق با اشخاص و یا حتی واحدهای مستقل می باشد لذا کنترل و حصول اطمینان از ثبت تمامی صورت حساب های خرید در سامانه مودیان برای تمامی واحدهای فوق با مشکلاتی همراه است . مضافاً کنترل معکوس صورت حساب های وارده با دفاتر برای شناسایی صورت حساب های واصل نشده از حالت قبل نیز مشکل تر خواهد بود .

از دیگر موارد معمول در شرکت ها فاصله زمانی بین تاریخ صدور فاکتور تا دریافت توسط واحد مربوطه می باشد . صورت حساب های خرید به دلایل مختلف از جمله طولانی بودن فرآیند دریافت و تایید کالا  و بوروکراسی های داخلی واحد تجاری با تاخیر زیاد به واحد مالی ارسال می شود ، این در حالی است که صورتحساب های الکترونیک حداکثر 12 روز پس از صدور در سامانه مودیان قرار می گیرد و شرکت می بایست ظرف یک ماه نسبت به صورتحساب دریافتی واکنش نشان دهد .

روش حسابداری برای پوشش بخش قابل توجهی از موارد فوق به شرح زیر پیشنهاد می گردد :

الف ) شخص یا واحد مسئول سامانه مودیان مکلف به کنترل صورتحساب های خرید دریافت شده در سامانه مودیان و ثبت آن ذبه شکل زیر در سیستم حسابداری می باشد :

نکات انجام ثبت خرید :

ـ مبنای ثبت فوق می تواند تاریخ صورتحساب یا تاریخ ارسال صورتحساب به سامانه مودیان باشد . اگر مبنا تاریخ ارسال به سامانه مودیان باشد ثبت فوقحسب اندازه شرکت و تعداد صورتحساب های دریافتی می تواند روزانه ، هفتگی و یا ماهانه صادر شود . اگر مبنای ثبت تاریخ ارسال صورتحساب به سامانه مودیان باشد ؛ با توجه به فرجه 12 روزه ارسال صورتحساب به سامانه مودیان ، ثبت فوق 12 روز بعد از بازه های روزانه ، هفتگی یا  ماهانه انجام می شود .

ـ واحد سامانه مودیان باید کنترل اولیه مربوط به تعلق صورت حساب الکترونیک به واحد تجاری را انجام دهد و پس از آن اقدام به ثبت نماید . در صورت احراز عدم تعلق صورتحساب به واحد تجاری صورت الکترونیک بدون انجام ثبت حسابداری رد می شود .

ـ برای خریدهای نسیه و یا عدول فروشنده از نصاب تعیین شده با توجه به عدم وجود اعتبار ، سند فوق صادر نمی گردد . برای این موارد واحد سامانه مودیان روش های جداگانه برای کنترل و پیگیری ثبت پرداخت و یا صدور صورتحساب اصلاحی حسب مورد طراحی و اجرا می نماید .

ـ حساب اعتبار ارزش افزوده بدون تفصیل می باشد  اما حساب “کنترل اعتبار ارزش افزوده” تفصیل پذیر بوده و ثبت فوق با تفصیل فروشنده یا تامین کننده انجام می شود .

ب ) در زمان دریافت صورتحساب توسط واحد مالی سند حسابداری زیر صادر می گردد :

ـ سند فوق به تاریخ دریافت دریافت صورتحساب توسط واحد مالی ثبت می گردد و با توجه به ثبت اعتبار در تاریخ صورتحساب الکترونیک ممکن است این تاریخ متفاوت از تاریخ صورتحساب باشد و این موضوع خللی در اعتبار دفاتر و اقلام آن ایجاد نمی نماید .

ـ هیچ یک از واحدهای شرکت مجاز به ثبت مستقیم اعتبار ارزش افزوده نمی باشند و تنها می توانند از حساب کنترل ارزش افزوده استفاده نمایند ، زیر سیستم هایی که هنگام دریافت کالا یا خدمت به صورت اتومات اعتبار ارزش افزوده را شناسایی و ثبت می نماید  ، باید حساب “کنترل اعتبار ارزش افزوده” جایگزین حساب اعتبار خرید شود .

تحلیل مانده حساب کنترل اعتبار ارزش افزوده

ـ حساب کنترل اعتبار ارزش افزوده دارای مانده بدهکار است :

با توجه به نحوه حسابداری تشریح شده ، مانده بدهکار حساب “کنترل اعتبار ارزش افزوده” نشان دهنده اعتبار صورتحساب های دریافتی از مشتریان میباشد که هنوز برای آن صورتحساب صادر نشده است یا به صورت حساب الکترونیک به صورت نسیه ارسال شده یا صورتحساب ارسالی مودی در حالت عدول بوده که در هر صورت اعتبار صورتحساب قابل استفاده نمی باشد . پیگیری ارسال صورتحساب به سامانه مودیان توسط تامین کننده و رفع مغایرت به عهده واحد سامانه مودیان می باشد و تا زمان رفع مغایرت ، تامین کننده از بابت اعتبار ارزش افزوده بدهکار بوده و مبلغ ارزش افزوده قابل پرداخت به ایشان نمی باشد .

ـ حساب کنترل اعتبار ارزش افزوده دارای مانده بستانکار است :

مانده بستانکار حساب فوق نشان دهنده ارسال صورتحساب در سامانه مودیان بدون دریافت و ثبت صورتحساب در دفاتر می باشد . این مغایرت بایستی توسط واحد حسابداری مالی پیگیری و با دریافت و ثبت صورتحساب ، مغایرت آن اصلاح گردد . اما در هر صورت اظهارنامه ارزش افزوده بر اساس حساب “اعتبار ارزش افزوده” که توسط تامین کننده ارسال شده ـ و مورد تایید شرکت و سازمان امور مالیاتی نیز می باشد ـ ارسال می گردد .

مزایای استفاده از روش حساب کنترل اعتبار ارزش افزوده :

1 ـ اظهارنامه ارزش افزوده ارسالی به سامانه مودیان ، منطبق با دفاتر مودی می باشد .

2 ـ مغایرت اعتبار بین دفاتر و سامانه مودیان به تفکیک تامین کننده در دفاتر مشخص ، قابل پیگیری و اصلاح می باشد .

3 ـ تفکیک وظایف جهت رفع مغایرت اعتبار بین سامانه و صورت حساب های دریافتی ، مشخص و قابل انجام می باشد .

4 ـ حسابداری مالی و خزانه داری به راحتی و بدون مراجعه به سامانه مودیان می توانند ارسال صورتحساب به سامانه مودیان را کنترل و در صورت احراز ارسال صورتحساب مورد تایید ، تسویه حساب تامین کننده را انجام دهند .

تهیه کننده : عباس هاشمی ( حسابداری رسمی و مشاور رسمی مالیاتی )