کاهش فاصله زمانی بین شناسایی تا تعیین تکلیف و قطعیت مطالبات سازمان تامین اجتماعی
موضوع نامه شماره 5000/1403/3144 مورخ 1403/11/20 رئیس دبیرخانه هیات های تشخیص مطالبات
مدیران کل محترم بیمه ای
موضوع : فرآیند های مترتب بر کاهش زمان شناسایی تا تعیین تکلیف و قطعیت مطالبات سازمان
احتراماً با عنایت به تاکیدات ابلاغی از سوی مدیرعامل محترم سازمان برای “کاهش فاصله زمانی بین شناسایی تا تعیین تکلیف و قطعیت مطالبات” و دستورات معاونت محترم بیمه ای ، توجه آن اداره کل و شعب تابعه را به موارد ذیل معطوف می دارد :
1 ـ پیرو آسیب شناسی قبلی صورت گرفته و نتایج حاصله از بررسی های مستمر بر روی پرونده های ارسالی به دبیرخانه هیئت های تشخیص مطالبات ، بیانگر آن است که بخشی از اعتراضات ارجاعی به هیئت های تجدید نظر ، شرایط و قابلیت رسیدگی و رفع اختلاف را در هیئت های بدوی را دارا می باشند لیکن به دلیل عدم حضور کارفرما ، وکیل یا نماینده قانونی ایشان در جلسه هیئت ، رای منتج به تایید بدهی صادر گردیده است. در ریشه یابی این موضوع که بخش قابل توجهی از شکایات کارفرمایان را نیز به خود اختصاص داده مشخص شده در اغلب موارد عدم اقدام به موقع برای صدور و ابلاغ دعوت نامه های هیئت بدوی منجر به وقوع مراتب مذکور می گردد و قطعاً تداوم این امر زمینه ساز ایجاد نارضایتی و خدشه در اعتماد عمومی نسبت به سازمان را به همراه خواهد داشت .
لذا دبیران هیئت های بدوی موظفند وقت جلسه را طوری معین نمایند که فاصله زمان بین ابلاغ وقت رسیدگی تا موعد تشکیل جلسه کمتر از 5 روز نباشد و بدیهی است در صورت عدم حضور کارفرما ، وکیل یا نماینده قانونی وی در جلسه ، اقدام بر اساس بند (3-7) دستورالعمل اجرایی هیئت های تشخیص مطالبات برای رعایت حقوق کارفرمایان امری الزامی و ضروری می باشد .
2 ـ با عنایت به یند (8-11) دستورالعمل اجرایی هیئت های تشخیص مطالبات در برخی از موارد بخصوص در مورد مطالبات کلان مشاهده می گردد برای ابلاغ دعوتنامه های هیئت تجدیدنظر رعایت مواعید مقرر مورد توجه قرار نمی گیرد . لذا به جهت جلوگیری از تضییع حقوق در این گونه موارد ، هیئت های موضوعه لاجرم برای تجدید وقت رسیدگی اقدام نمی نمایند . مراتب مذکور و تبعات ناشی از آن مکرراً و موکداً به اداره کل ذیربط منعکس و تذکرات مترتب بر آن به مسئولین مربوطه ابلاغ گردیده است لیکن بررسی های صورت گرفته حاکی از تکرار سهل انگاری مزبور می باشد ، فلذا ادارات کل و شعب تابعه موظفند با دقت و حساسیت کامل بر ابلاغ صحیح و به موقع دعوتنامه های یاد شده با رعایت بخشنامه 4 حقوقی و درج آن در سامانه سبا نظارت داشته باشند .
شایان بیان است توجیح “عدم مراجعه کارفرما به شعبه” برای ابلاغ دعوتنامه پیرو “تماس تلفنی” به هیچ عنوان بعنوان عذر پذیرفته شده تلقی نگردیده و لازم است وفق مقررات با افراد ذیربط رفتار گردد .
3 ـ یکی دیگر از عواملی که موجبات تطویل در تعیین تکلیف مطالبات را فراهم آورده ، عدم ارسال به موقع فیزیک پرونده برای تعیین وقت رسیدگی است . در موارد متعددی فیزیک پرونده با تاخیر قابل توجهیی برای هیئت های تجدیدنظر ارسال می گردد ، لذا لازم است حداکثر ظرف دو روز کاری پس از ارجاع سیستمی بدهی ، مسئولین شعب از خروج فیزیک پرونده مطالباتی اطمینان کامل حاصل نمایند .
4 ـ عدم ارجاع سیستمی بدهی در سامانه سبا نیز یکی از علل منجر به تاخیر در رسیدگی می باشد و در این خصوص نیز موارد پر تکراری در قالب مکاتبه یا پی نوشت به اداره کل یا شعبه مربوطه انعکاس یافته است . این موضوع علاوه بر تاخیر در رسیدگی ، تحمیل هزینه های پستی و فرآیندهای مجدد در ارسال و دریافت پرونده را بهمراه داشته و همچنین ریسک های مترتب بر جابجایی پرونده های مطالباتی را به شدت افزایش می دهد . بنابراین حصول اطمینان از ارجاع سیستمی قبل از ارسال پرونده نیز لازم و ضروری است .
5 ـ عدم رعایت کامل مفاد بند (4-7) دستورالعمل اجرایی برای درج و ضبط مدارک و مستندات مرتبط با بدهی مطروحه در پرونده ، یکی از عللی است که عموماً منجر به صدور قرار و به تبع آن طولانی شدن فرآیند رسیدگی می گردد . بنابراین حصول یقین از درج تمامی مستندات و مدارک در پرونده مطالباتی امری بدیهی و لازم الرعایه می باشد .
6 ـ برای ارسال پرونده های مطالباتی از فرمت تعبیه شده در اتوماسیون اداری گام استفاده شده و ضمن درج دقیق شماره بدهی و شماره کارگاه در تکمیل وضعیت پرونده به لحاظ ( عادی ـ قرار ـ ماده 16 و 17 ـ دیوان عدالت اداری ) دقت و مداقه لازم صورت پذیرد . خطا در هر یک از موارد مذکور موجب تطویل در رسیدگی و در مورد دادنامه های دیوان عدالت اداری صدور حکم استنکاف برای مدیران کل محترم را به همراه خواهد داشت .
محمد اسماعیل زاده
رئیس دبیرخانه هیات های تشخیص مطالبات
